Langues Vivantes: uw vertrouwde partner voor studieprogramma’s in het buitenland

Easy Languages / Langues Vivantes is een wettelijk bevoegd intermediair in het organiseren en aanbieden van reizen. Wij zijn lid van de de IALC (International Association of Language Centres) en wij vertegenwoordigen zowel geaccrediteerde privéscholen als bevoegde secundaire scholen.

De reis naar de bestemming moet door de deelnemer zelf gereserveerd worden. Indien gewenst kan Easy Languages voor het vervoer zorgen tegen een meerprijs. Wat betreft de reizen naar Engeland, dan worden de reizen georganiseerd in samenwerking met busmaatschappijen of private maatschappijen.

De bovenstaande omschrijving vormt de basis van de specifieke voorwaarden van onze organisatie.

1.1 Betalingsvoorwaarden

Inschrijving en betalingstermijn

  1. Door u in te schrijven gaat u akkoord met de algemene voorwaarden van Langues Vivantes. De inschrijving kan per post of e-mail gebeuren via ons inschrijvingsformulier, dat u kan downloaden of in onze brochure vindt, of via onze site. Voor de verblijven bij een gastgezin van 12 weken en meer voegt u ook een presentatiebrief toe in de doeltaal (dit kan ook per e-mail) met drie foto’s met commentaar en twee pasfoto’s.
  2. Na ontvangst van uw formulier sturen wij u een ontvangstbevestiging. De bevestiging van het gekozen verblijf geldt pas vanaf de ontvangst van een voorschot van € 250 (verblijf van 1 tot en met 3 weken), van € 750 (verblijf van 4 tot 18 weken) of van € 1 500 (verblijf vanaf 19 weken) + toeslag voor transport indien u hierom vroeg, of het totaalbedrag in geval van een online cursus. De inschrijving is geldig en bevestigd, en de voorwaarden worden verondersteld gekend te zijn door de deelnemer vanaf de ontvangst van de bevestiging en de overschrijving van het voorschot. Voor alle schoolprogramma’s, ongeacht de duur, bedraagt het voorschot 25% van de kosten van het verblijf, met een minimum van 1500€.
  3. Voor een verblijf van 1 tot en met 11 weken, dient de betaling van het saldo en alle hieraan verbonden kosten uiterlijk 6 weken voor het vertrek te gebeuren (zie punt 1.2 voor verblijven van 12 weken of langer). Bij inschrijving binnen 6 weken voor vertrek, dient het saldo binnen een week na ontvangst van de bevestiging te worden voldaan, of direct in geval van vertrek binnen 15 dagen. Indien een deelnemer zich minder dan 6 weken voor de vertrekdatum van een verblijf inschrijft moet de betaling binnen de week na de bevestiging van de reservatie gebeuren, of onmiddellijk indien het vertrek binnen de 15 dagen is.
  4. Wij zorgen voor de inschrijving op school, de organisatie van uw reis (indien u dit wenst), de organisatie van transfers (optioneel, op aanvraag) en de verblijfplaats (gastgezin of andere). Wij voor ook andere aanverwante diensten (bijvoorbeeld bijstand bij de aanvraag van uw visum) zonder extra kosten. In de twee weken voor het vertrek, en enkel als het volledige bedrag van het verblijf is overgemaakt, ontvangt u de gegevens van uw gastgezin of residentie, praktische informatie over uw bestemming, de contactpersonen, de zaken die u dient mee te nemen, etc. Indien van toepassing ontvangt u ook details over de gereserveerde reis.
  5. Wij kunnen ook uw vlucht boeken als u dat wenst. In dat geval worden € 50 reserveringskosten aangerekend. De prijs van de vlucht moet worden betaald bij de aanvaarding van de aangeboden vlucht. Een ticket kan pas worden bevestigd en uitgegeven eens de volledige betaling is ontvangen.

Betaalwijze

Wij accepteren betalingen per bankoverschrijving en per kredietkaart.

Bij betaling per kredietkaart (Visa of Mastercard), wordt het bedrag met 2% verhoogd om de financiële en verwerkingskosten te dekken. Dit geldt niet voor betalingen per bankoverschrijving. Het is mogelijk enkel het voorschot per kredietkaart te betalen en de rest van het saldo per bankoverschrijving.

Laattijdige inschrijving

Laattijdige inschrijvingen (vertrek tussen 17/06 en 05/09: minder dan 4 weken voor vertrek; rest van het jaar: minder dan 2 weken voor vertrek) worden geaccepteerd afhankelijk van de beschikbaarheden op de gekozen bestemming. Indien het gewenste verblijf niet beschikbaar is, dragen wij andere gelijkwaardige alternatieven aan. In het geval van een ontvangen inschrijving minder dan 10 werkdagen voor vertrek wordt een administratieve toeslag van € 25 berekend voor de prioritaire behandeling.

Voor een laattijdige inschrijving dient de betaling in een keer worden voldaan. Hierbij wordt een toeslag van € 100 aangerekend indien een visum noodzakelijk is, ter dekking van de kosten van de expreskoerier. Het adres van de accommodatie en andere praktische informatie zult u per telefoon, of e-mail ontvangen.

1.2 Betalingsvoorwaarden bij verblijf van langer dan 12 weken

Saldo

Tenzij anders afgesproken of aangegeven op uw bevestiging, dient het saldo in drie gelijke stortingen te worden voldaan op volgende data:

  • Voor een vertrek tussen juni en oktober: 15 januari, 15 maart en 15 mei voorafgaand aan de vertrekdatum.
  • Voor een vertrek tussen november en mei: 15 juni, 15 september en 15 december voorafgaand aan de vertrekdatum.

Het saldo kan in één keer worden voldaan indien het saldo minder bedraagt dan € 3000. Het volledige saldo dient ten minste 8 weken voor vertrek te zijn geregeld. In geval van laattijdige inschrijving (minder dan 8 weken voor vertrek) dient het saldo direct te worden betaald. De documenten betreffende het verblijf zullen worden verzonden na ontvangst van het saldo.

Ter plaatse te betalen accommodatiekosten

De cursus, reis en verzekeringen alsmede het totaalbedrag of een deel van de accommodatie dienen voor vertrek te worden betaald. Voor sommige verblijven van kunnen de accommodatiekosten direct met het gastgezin of de lokale verhuurder ter plaatse en op afspraak worden geregeld. De deelnemer heeft dan de vrijheid zijn/haar accommodatie op te zeggen tegen betaling van een vergoeding of met respect voor een eventuele opzegtermijn (normaal gesproken 2 tot 4 weken). Meer informatie wordt u bij inschrijving verschaft.

1.3 Betalingsvoorwaarden bij High School verblijven

Na ontvangst van uw reservatieformulier sturen wij u een voor-bevestiging van het verblijf, waarop wij het totaalbedrag van uw verblijf vermelden.

Bij ontvangst van de voor-bevestiging: overschrijving van € 100, voor het interview en de taaltest. Deze kosten zijn niet terugbetaalbaar, maar worden afgetrokken van het totaalbedrag indien de deelnemer aanvaard wordt op het programma.

In de 8 dagen volgend op het de bevestiging van de reservatie door Easy Languages (na het interview): eerste overschrijving van 25% van het resterende bedrag, met een minimum van € 1 500. Wij bezorgen uw dossier niet aan onze partners indien dit bedrag niet is overgeschreven. Indien de annulatieverzekering wordt afgesloten, moet deze samen met deze eerste betaling worden voldaan.

150 dagen voor het vertrek: tweede overschrijving van 25% van het resterende bedrag.

90 dagen voor het vertrek, overschrijving van het resterende bedrag. De documenten voor het verkrijgen van een visum (indien van toepassing), net als alle andere informatie voor het verblijf (school, accommodatie, reisinformatie, etc.), worden pas meegedeeld indien het volledige bedrag is ontvangen.

Betaalwijze : Bij betaling per kredietkaart (Visa of Mastercard), wordt het bedrag met 2% verhoogd om de financiële en verwerkingskosten te dekken. Dit geldt niet voor betalingen per bankoverschrijving. Het is mogelijk enkel het voorschot per kredietkaart te betalen en de rest van het saldo per bankoverschrijving.

2.1 Garantie van de laagste prijs

Als u in de 15 dagen na uw inschrijving exact hetzelfde programma vindt, met dezelfde prestaties voor dezelfde data (zelfde school, zelfde stad, zelfde cursus, zelfde accommodatie en zelfde duur) bij een andere aanbieder van taalverblijven, met de prijs in dezelfde valuta gepubliceerd in een officiële catalogus van dit agentschap (uitgezonderd promoties, internet promo’s en gepersonaliseerde offertes), en deze prijs is lager dan de prijs die u betaalt bij Easy Languages, betalen wij u het volledige verschil terug. Deze garantie geldt tevens voor alle verblijven bij een privéleraar, verblijven met een duur van één tot drie weken inbegrepen.

2.2 Tarieven van verblijven buiten de Eurozone (Groot-Britannië/VS/Canada/Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika, enz.)

De tarieven buiten de eurozone zijn gebaseerd op de referentiemunt van het land van bestemming. Onze eurotarieven voor deze bestemmingen zijn inclusief een kleine wisselkoersmarge. Zij kunnen fluctueren naar gelang van de wisselkoers van de referentiemunt.

2.3 Geldigheid

De prijzen zijn geldig voor het lopende kalenderjaar waarin de deelnemer zich heeft ingeschreven. Indien een deelnemer zich inschrijft voor een verblijf met vertrek tijdens het volgende kalenderjaar, zijn de prijzen gegarandeerd indien het volledige verblijf betaald is voor 31/10 van het lopende kalenderjaar.

Enkel de prijzen op de website op het moment van de online voor-inschrijving zijn geldig. Zodra de inschrijving is gevalideerd door betaling van het voorschot, is de prijs in de referentiemunt gegarandeerd (voor een vertrek in het lopende jaar).

Easy Languages behoudt zich het recht voor om de juiste prijs toe te passen of om een inschrijving eenzijdig te annuleren indien blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het verblijf/de verblijven en/of de bijbehorende opties kennelijk onjuist zijn ten gevolge van een technische storing of menselijke fout.

2.4 Kortingen

“Family & Friends” kortingen worden aangeboden op de promo-pagina op onze website. Kortingen of promoties zijn nooit cumuleerbaar.

3.1 Reisdocumenten

Alle deelnemers worden verondersteld in het bezit te zijn van geldige reisdocumenten. Voor inwoners van de Europese Unie voldoet een identiteitskaart voor bestemmingen binnen Europa. Een geldig paspoort en visum zijn doorgaans verplicht voor verblijven buiten Europa. U zult de nodige documenten voor het aanvragen van een visum van ons verkrijgen zodra het saldo volledig betaald is. Zorg ervoor dat u tijdig begint met de aanvraag van het paspoort en visum, dit kan tot enkele weken duren.

Het verblijf zal niet worden terugbetaald bij weigering van visum of indien de visumaanvraag niet op tijd is ingediend, tenzij u een annulatieverzekering heeft afgesloten (zie artikel 4).

3.2 Transport

Met uitzondering van de begeleide reis naar Bournemouth, is de organisatie van de reis de verantwoordelijkheid van de deelnemer en/of diens ouders. We kunnen op uw verzoek vliegtuigtickets boeken (met uitzondering van low budget maatschappijen). In dat geval worden er € 50 aan administratieve kosten bijberekend aan de prijs van het verblijf.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor vertragingen, ongevallen, stakingen, verliezen en andere incidenten te wijten aan de vervoerders (touroperators, zeevaartmaatschappijen, trein- of luchtvaartmaatschappijen). Wij doen er echter alles aan om de gevolgen te beperken die deze gebeurtenissen kunnen veroorzaken. Bijkomende kosten als gevolg van onvoorziene omstandigheden zijn echter steeds voor de deelnemer.

In het geval van onvoldoende bezetting voor onze begeleide reis naar Bournemouth, heeft Easy Languages het recht om andere busmaatschappijen te gebruiken in plaats van private busmaatschappijen.

3.3 Huisreglement van de onderwijsinstelling

De deelnemer wordt verwacht kennis te nemen van het huisreglement van de school waar lessen gevolgd worden en deze te respecteren, in het bijzonder wat (verplichte) aanwezigheid bij alle lessen, toewijding en excursies tijdens het verblijf betreft. De deelnemer heeft geen toestemming afwezig te zijn voor delen van het programma tenzij bij specifieke goedkeuring van de schooldirecteur om medische of andere redenen.

3.4 Data van het verblijf, lessenrooster en cursusduur

Tenzij anders vermeld, vinden de verblijven plaats van zondag tot zaterdag. Bij een vertrek/aankomst voor of na deze dagen zullen extra kosten worden aangerekend. Indien het gereserveerde verblijf een transfer met vaststaande data bevat kunnen extra kosten worden aangerekend.

De lessen kunnen in de voor- of namiddag worden gegeven afhankelijk van het niveau van de deelnemer en de cursus. De lesduur staat bij elk programma duidelijk in minuten weergegeven. Elk lesuur duurt over het algemeen 40 tot 60 minuten (de meest voorkomende lesduur is 45 minuten). Aanwezigheid bij elke les is verplicht.

3.5 Feestdagen en vakanties

De de lessen gaan niet door op officiële nationale feestdagen van het land van bestemming (lijst beschikbaar op aanvraag), met uitzondering van gespecialiseerde lessen en privélessen bij een docent thuis zullen deze lessen niet ingehaald, noch terugbetaald worden.

3.6 Accommodatie bij gastgezin

De gastgezinnen zijn niet altijd “traditionele” gezinnen; alle soorten gezinnen (traditionele of gereconstrueerde gezinnen, eenoudergezinnen, gepensioneerden, alleenstaanden, enz.) kunnen onze studenten ontvangen. De omschrijving van het gezin en van het verblijf dat u voor het vertrek ontvangt wordt gegeven ter indicatie, en is geenszins contractueel.

3.7 Bijzondere dieetwensen

Een toeslag van zal worden aangerekend voor bijzondere dieetwensen (vegetarisch, halal, etc.). Het bedrag hiervan is afhankelijk van de school. Wij kunnen nooit de beschikbaarheid garanderen op iedere bestemming of ieder tijdstip van het jaar.

Indien het onmogelijk is om te voldoen aan de bijzondere dieetwensen zullen wij de toeslag vergoeden. Dit geeft u geen recht op enige schadevergoeding of schadeloosstelling.

3.8 Leeftijd van deelnemers

De leeftijden die in de brochure vermeld zijn, zijn indicatief. Het is mogelijk dat een jongere of oudere deelnemer deelneemt aan het programma in functie van diens motivatie en de beschikbare plaatsen.

3.9 Problemen en geschillen tijdens het verblijf

In geval van een probleem tijdens het verblijf, moet de deelnemer ons kantoor in Brussel en de plaatselijke organisator hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen, zodat wij het probleem kunnen onderzoeken en onmiddellijk kunnen ingrijpen.

Indien het een probleem betreft dat niet ter plaatse kan worden opgelost, moet elke klacht ons per aangetekende brief worden toegezonden binnen 15 dagen na de ontdekking van een element dat aanleiding kan geven tot geschillen. In geval van een ernstig geschil zijn enkel de rechtbanken van Brussel of Namen bevoegd.

3.10 Studentenstatus

Voor alle reizen geldt, indien van toepassing, dat de deelnemer de status van student behoudt indien hij voltijds is ingeschreven aan een onderwijsinstelling met volledige leeropdracht.

Voor een verblijf in een taalschool moet de deelnemer een programma van tenminste 20 lesuren per week volgen om als voltijds te worden beschouwd. Easy Languages kan een attest sturen naar deelnemers die kinderbijslag wensen te ontvangen (dit betreft voornamelijk Belgische ingezetenen).

3.11 Aanpassing van het programma ter plaatse

Indien het school- of taalniveau van een deelnemer ongeschikt blijkt na aankomst, hebben de academische verantwoordelijken en/of Easy Languages het recht om de deelnemer over te plaatsen naar een meer geschikt programma, zonder vergoeding noch terugbetaling. Het eventuele verschil in prijs tussen het oude en het nieuwe programma, met inbegrip van extra taallessen indien nodig, zijn ten laste van de deelnemer.

4.1 Aanpassing aan reservatie

Voor het vertrek: voor iedere aanpassing aan de reservatie voor het vertrek, wordt een toeslag aan van 45 tot 90 euro in rekening gebracht (tenzij het gaat om een verlenging van een cursus of verhoging van het aantal lesuren). Een wissel van school voor vertrek wordt beschouwd als een annulering. Voor schoolprogramma’s worden verlengingskosten in rekening gebracht, die variëren naargelang de bestemming.

Tijdens het verblijf: een wissel van school tijdens het verblijf wordt beschouwd als een annulering. Zodra een verblijf is begonnen, zal geen enkele vergoeding worden uitgekeerd in geval van vrijwillige terugkeer of als resultaat van uitsluiting door de school of organisatie. In geval van terugkeer wegens bijzondere omstandigheden, na schriftelijk akkoord van de Belgische en lokale directie, zal iedere vergoeding of kredietnota de resterende maand(en) omvatten, hierbij worden eventuele administratiekosten aangerekend. Voor iedere andere wijziging tijdens het verblijf (type accommodatie, intensiteit cursus, etc.) dient u contact op te nemen met onze hoofdzetel in Brussel.

Verlenging van verblijf: iedere aanvraag voor verlenging zal worden geaccepteerd naargelang de beschikbaarheden en zonder extra administratiekosten (uitgezonderd schoolprogramma’s in het buitenland). De extra kosten worden berekend met de standaardtarieven, niet a.d.h.v. van het verminderde tarief voor “extra week”. Eventuele kosten door wijziging van de reis blijven voor rekening van de deelnemer.

Aanpassing transport: voor elke reis of transfer geboekt door Easy Languages geldt dat in geval van een wijziging van de inschrijving na de bevestiging, u de volledige kosten voor het wijzigen of annuleren van vliegtickets, treintickets of transfers in rekening worden gebracht met een minimum van 50€ aan administratiekosten.

4.2 Annulering door de deelnemer

Iedere annulering door de deelnemer dient per brief of e-mail kenbaar te worden gemaakt en brengt annuleringskosten met zich mee. De datum van annulering wordt vastgesteld op de dag na ontvangst van het schriftelijke bericht van annulering. Indien de annulering eveneens een reis omvat, zullen de gefactureerde kosten in geen geval terugbetaald worden; deze zijn niet gedekt door de optionele annuleringsverzekering. De kosten voor de bij Easy Languages afgesloten verzekeringen blijven verschuldigd.

a. Annulering van taalreizen

De volgende kosten zullen in rekening gebracht worden in geval van annulering:

  • Meer dan 45 dagen voor vertrek: wij behouden 100% van het voorschot
  • 45 tot 20 dagen voor vertrek: wij behouden 30% van het volledige bedrag (of het totale voorschot indien dit bedrag groter is)
  • 19 tot 8 dagen voor vertrek: wij behouden 60% van het volledige bedrag
  • 7 tot 5 dagen voor vertrek: wij behouden 80% van het volledige bedrag
  • Minder dan 5 dagen voor vertrek: wij behouden 100% van het volledige bedrag

b. Annulering van schoolprogramma’s

De volgende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing op een schoolverblijf dat deels of volledig academische vakken bevat (High School, Engels College, College of Universiteit in de VS of in Canada, etc.). Wanneer het voorschot is voldaan en het niveau van Engels als voldoende is getest, biedt Easy Languages de deelnemer een volledig inschrijvingsdossier aan, dat voor de overeengestemde datum terug dient te worden gezonden. Indien het dossier niet voor de afgesproken datum wordt teruggezonden, wordt de inschrijving geannuleerd. Een bedrag ter dekking van de annulerings- en administratiekosten, gelijk aan het voorschot, zal in rekening worden gebracht. In geval van annulering door de deelnemer na terugzending van het inschrijvingsdossier, wordt het contract wettelijk ontbonden.

De deelnemer is Easy Languages in dit geval een conventionele forfetaire vergoeding verschuldigd:

  • Meer dan 180 dagen voor vertrek: 25% van het totaalbedrag
  • 180 tot 46 dagen voor vertrek: 50% van het totaalbedrag
  • 45 tot 15 dagen voor vertrek: 80% van het totaalbedrag
  • Minder dan 15 dagen voor vertrek: 100% van het totaalbedrag

c. Annulering wegens herkansingen examens/2de zit

Onze annulatieverzekering is noodzakelijk om dit risico te dekken. Voor taalcursussen in de zomer van 1 tot 2 weken in Europa, met uitzondering van een franchise van 50 € voor administratieve kosten en het bedrag van de annulatieverzekering, worden de volledige kosten van de cursus (exclusief vervoer) terugbetaald indien ons binnen 2 dagen na het inleveren van de resultaten een officieel certificaat van de resultaten wordt overhandigd. Deze clausule is van toepassing op verblijven in Europa van 14/7 tot 31/08.

d. Annulering van online cursussen

Online cursussen zijn onderhevig aan volledige betaling op het moment van de boeking en worden niet terugbetaald in geval van annulering door de deelnemer.

e. Annulatieverzekering

U kunt een annulatieverzekering afsluiten om de deelnemer te dekken die zijn of haar verblijf voor het vertrek moet annuleren (zie punt 7.2).

4.3 Annulering door Easy Languages

In geval van annulering van een verblijf van onze kant wordt het totaal overgemaakte bedrag vergoed en zal u een waardebon ontvangen van € 100 geldig voor elk ander verblijf toegekend met uitsluiting van enige andere vergoeding.

5.1 Verantwoordelijkheden van de deelnemer

Elke deelnemer wordt geacht in het bezit te zijn van geldige reisdocumenten. Zie artikel 3.

Elke deelnemer wordt geacht te beschikken over een voldoende verzekering (medische kosten, burgerlijke aansprakelijkheid, enz.)

Elke deelnemer is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen reisdocumenten en dient op tijd te zijn voor geplande afspraken. Easy Languages aanvaardt voor geen enkel verblijf aansprakelijkheid wat betreft verlies of diefstal van bagage alsmede ongeval voorgevallen tijdens het verblijf. De deelnemer wordt geacht de wetten en elementaire regels nauwgezet te respecteren bij een dergelijk verblijf, met name wat betreft de uitgaanstijden ’s avonds en tijdens verplaatsingen.

Elke deelnemer wordt geacht zich aan de regels van het programma of taalverblijf te houden. Elke ernstige of repetitieve misdraging in strijd met de geest van het verblijf, die benadelend is voor de school, de familie of de organisatie, of waarbij tussenkomst van de politie genoodzaakt is, kan worden bestraft met een directe beëindiging van het verblijf op kosten van de deelnemer zonder enig recht op vergoeding van de resterende verblijfstijd.

5.2 Verantwoordelijkheden van de organisatie

Easy Languages behoudt zich het recht om een inschrijving te weigeren of het verblijf te beëindigen in geval van ernstige belemmering van het programma, indien de deelnemer de regels van de accommodatie overtreedt of de wet van het gastland overtreedt. Alle bijkomende kosten die verbonden zijn aan een overtreding van de regels (terugreis, boetes, etc.) worden gefactureerd aan de deelnemer of zijn of haar ouders indien van toepassing. De deelnemer en zijn of haar ouders zijn volledig verantwoordelijk in geval van schade of verlies van eigendommen tijdens het verblijf.

Easy Languages behoudt zich het recht tot directe beëindiging van het verblijf van elke deelnemer om medische en/of psychische redenen die niet schriftelijk bij inschrijving vermeld waren en waarvoor een specifieke opvolging nodig is ter plaatse.

Easy Languages kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid tot het verzekeren van vooraf overeengekomen prestaties door het falen van dienstenaanbieders, conflicten of ernstige problemen die buiten onze macht liggen. Easy Languages kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies of schade toegebracht aan personen of zaken, ongeacht de oorzaak hiervan. Easy Languages kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen ter plaatse. Slechts de verantwoordelijke partij (school, vliegtuigmaatschappij, …) kan hiervoor aansprakelijke gesteld worden.

Easy Languages behoudt zich het recht voor om de inhoud van haar catalogus en de gekozen dienstverleners zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen.

Easy Languages behoudt zich het recht om getuigenissen en foto’s van tijdens de verblijven te bewaren en/of gebruiken voor promotionele doeleinden. De in het dossier vermelde persoonlijke gegevens van de kandidaat blijven volkomen vertrouwelijk, in overeenstemming met de geldende wetgeving.

6.1 Vertraging of verlies van documenten

Indien de deelnemer vertraging oploopt en daardoor niet kan deelnemen aan een activiteit of aan een georganiseerde reis, zal er geen enkele vorm van vergoeding worden toegekend. In geval van vertraging of verlies van ticket of andere gebeurtenis die een minderjarige deelnemer zou verhinderen om op de voorziene datum terug te reizen, beperkt de verantwoordelijkheid van Easy Languages zich na verloop van het gereserveerde verblijf tot het inlichten van de ouders of, in geval van afwezigheid, de contactpersonen die vermeld staan op het inschrijvingsformulier. Zij hebben de keuze zelf tussen te komen of dit via de organisatie te doen. In dit laatste geval zal de organisatie de deelnemer zo goed mogelijk bijstaan, bijvoorbeeld door een nieuw ticket voor de terugreis te leveren, nadat de aanvullende kosten van accommodatie/maaltijden/reizen/communicatie en eventuele administratiekosten, wanneer het om een minderjarige deelnemer gaat, geheel geregeld zijn.

6.2 Reglement en discipline

De deelnemer dient zich strikt aan de wetgeving van het land van het verblijf te houden, net als aan de regels van het gastgezin, de school en de omgeving waarin ze ontvangen worden. De deelnemer verbindt zich ertoe de interne regels en voorschriften van de instelling waar ze zich bevinden te lezen en na te leven, in het bijzonder met betrekking tot het bijwonen van alle cursussen (verplicht) en deelname aan activiteiten/bezoeken tijdens het verblijf wanneer zij deel uitmaken van het programma.

Easy Languages behoudt zich het recht een inschrijving te weigeren of een deelnemer terug te sturen indien zijn of haar gedrag de goede werking van het programma belemmert, in strijd is met de regels van de instelling of in strijd is met de wetgeving van het gastland. In het bijzonder zijn elke vorm van diefstal, dronkenschap, gebruik van illegale middelen, onfatsoenlijk geweld of elke vorm van morele of fysieke intimidatie redenen voor onmiddellijke uitsluiting. Alle kosten in verband met de terugkeer (terugreis, boetes, enz.) zijn voor rekening van de deelnemer of zijn/haar ouders, indien van toepassing.

De deelnemer en diens ouders zijn ook verantwoordelijk voor eventuele schade of verlies veroorzaakt tijdens hun verblijf.

Easy Languages behoudt zich het recht voor om een inschrijving te weigeren of om een deelnemer die een medische en/of psychische aandoening heeft die niet schriftelijk is gemeld bij de inschrijving en die een specifieke follow-up ter plaatse nodig heeft, onmiddellijk te ontslaan.

6.3 Minderjarige deelnemers : verantwoordelijkheid deelnemers en organisatie

Op begeleide reizen, met name in Bournemouth bestaan de taken van onze groepsleiders uit het begeleiden van de studenten gedurende de reis, het organiseren van activiteiten en deelnemers helpen bij eventuele problemen.

De deelnemers verblijven gewoonlijk bij gastgezinnen. Noch de groepsleiders, noch Easy Languages zijn in staat om het komen en gaan van individuele deelnemers te controleren, noch om toezicht te houden op hun verplaatsingen en vertrektijden, buiten de georganiseerde activiteiten om. Daarom vragen wij de deelnemers, met name minderjarigen, die zich voor onze cursussen inschrijven, om voldoende maturiteit en zelfdiscipline aan de dag te leggen, in het bijzonder met betrekking tot de avonduren van het schooljaar, alsook met betrekking tot beleefdheid tegenover de gastgezinnen.

Betreft het uur dat leerlingen mogen weggaan voorzien wij volgende terugkeertijden:

  • Jonger dan 15 jaar: geen toelating om in de avond alleen op stap te gaan
  • 15 en 16 jaar: ten laatste om 22u terug bij het gastgezin
  • 17 jaar en ouder: ten laatste om 23u30 terug bij het gastgezin

Wij dringen er bij de deelnemer op aan om ’s avonds bij het gastgezin of residentie te blijven. Indien u een andere regeling wenst, gelieve ons dit schriftelijk door te geven voor vertrek; het huisregelement van het gastgezin of de accommodatie zal desondanks beslissend zijn betreffende nachtelijke uitstappen die door de voogden worden toegestaan. Wij herhalen deze instructies voor de deelnemer tijdens de groepsreizen in de Paas- en zomervakantie en delen aan de ouders elk duidelijk misbruik dat ons door de school of het gastgezin wordt gemeld, zodat zij eventueel direct in kunnen grijpen.

Bij de juniorenprogramma’s is het niet toegestaan om zonder toezicht weg te gaan; alle avonden worden bij de familie of op school doorgebracht.

Buiten Europa is het de minderjarige deelnemer niet toegestaan om alleen weg te gaan behalve in het kader van begeleide groepsactiviteiten.

Naast uw gewone verzekering bieden we u de volgende aanvullende verzekeringen aan:

7.1 Annulatieverzekering

Voor al onze verblijven kan een optionele annulatieverzekering worden afgesloten. De annulatieverzekering bedraagt 4% van de totale kosten van het verblijf. De deelnemer dient deze optie bij inschrijving in te vullen op het inschrijvingsformulier. Deze is dan samen te betalen met het voorschot. De annulatieverzekering, eenmaal afgesloten, kan niet worden terugbetaald.

Deze garantie is van toepassing op het geheel van de verblijfskosten met uitzondering van reiskosten. Zij dekt de deelnemer die genoodzaakt is het verblijf voor vertrek te annuleren in geval van ernstige ziekte (met medisch advies dat het verlaten van de kamer verbiedt), ongeval, herexamens, schoolse tekortkoming en visumweigering. In geval van een gebeurtenis die aanleiding geeft tot annulering, is de deelnemer verplicht om de organisator hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen en om de gevraagde bewijsstukken voor te leggen binnen de 3 dagen na het ongeval of de gebeurtenis.

In geval van een annulering die door een medisch attest wordt gerechtvaardigd, behoudt Easy Languages zich het recht voor een medisch onderzoek van de verzekerde te laten uitvoeren.

Voor verblijven waarvoor een studentenvisum vereist is, dekt de garantie een visumweigering. In dit geval dient de deelnemer de originele brief van de school en het bewijs van weigering naar ons op te sturen per aangetekende brief met daarbij zijn/haar bankgegevens voor terugbetaling van het verblijf.

Bij een verblijf van 2 weken of minder wordt, indien de annulatieverzekering wordt gebruikt, het bedrag van het verblijf terugbetaald, verminderd met een eigen franchise van 50 € en het bedrag van de annulatieverzekering.

Voor verblijven langer dan 2 weken verwijzen wij u naar de algemene voorwaarden van onze verzekeringspolis*.

*Let op: de verzekering dekt alleen inwoners van de Europese Unie.

7.2 Aanvullende reisverzekering (bijstand, ongeval, repatriëring, individuele burgerlijke aansprakelijkheid)

Alle deelnemers zijn verplicht om een toereikende reisverzekering af te sluiten ter dekking van medische kosten, medische repatriëring en burgerlijke aansprakelijkheid. Als u niet over een dergelijke verzekering beschikt, kan Easy Languages u een uitgebreide verzekering aanbieden voor ziekte, ongevallen, ziekenhuisopname, repatriëring, enz.

Wij hebben een samenwerkingsverband met een organisatie die zich specialiseert in verzekeringen voor taalreizen.

Voor alle verblijven buiten de EU, moeten de deelnemers een verzekering afsluiten voor ziekte en ongeval + assistentie/repatriëring. Voor verblijven binnen de EU is deze extra dekking facultatief, aangezien onderdanen van de Europese Gemeenschap onder de Europese sociale zekerheid vallen. De garantie wordt echter sterk aanbevolen voor repatriëringsdiensten en dringende medische bijstand buiten het kader van de verplichte ziektekostenverzekering.

Onze reisverzekering geldt ALLEEN voor deelnemers die in een land van de Europese Unie gedomicilieerd zijn en dekt hen wereldwijd onder de volgende voorwaarden:

Deelnemers gedomicilieerd in Europa (in het Schengengebied*):

  • Verblijf in Europa: 15€/week; 45€/maand; binnen de limiet van jaarlijkse vergoeding van 360€ (geldig in heel Europa, met uitzondering van het nationale grondgebied)
  • Verblijf buiten Europa: 20€/week, 60€/maand

7.3 Ziektekostenverzekering voor Australië

De deelnemer die met een studentenvisum naar Australië vertrekt, moet zich inschrijven voor een ziektekostenverzekering speciaal voor buitenlandse studenten. Het bedrag van deze ’Overseas Student Health Cover’ is afhankelijk van de verblijfsduur.

Het inschrijven voor een onze programma’s impliceert de volledige aanvaarding van onze voorwaarden.