Langues Vivantes : votre partenaire de confiance

Langues Vivantes organise des séjours linguistiques et des programmes scolaires en Belgique et à l’étranger. Nous sommes membres de IALC (International Association of Language Centres) et représentons des écoles privées accréditées, ainsi que des écoles secondaires et supérieures dont l’enseignement est validé par les autorités locales compétentes.

Les trajets vers les différents centres sont à organiser par les participants. Le cas échéant, Langues Vivantes peut proposer une assistance administrative et technique. Dans le cadre des séjours d’été en Angleterre, les déplacements en bus sont organisés en collaboration avec des compagnies d’autocars de ligne ou privées.

Les clauses ci-dessous représentent les conditions particulières de notre organisme.

1.1 Modalités générales de paiement

Inscription et délais de paiement

  1. En vous inscrivant, vous acceptez les conditions générales de Langues Vivantes. L’inscription peut être envoyée par courrier ou e-mail via notre fiche d’inscription téléchargeable ou disponible dans notre brochure, ou transmise via notre site. Pour les séjours en famille de 12 semaines et plus, joindre aussi (ou nous faire parvenir par e-mail) une lettre de présentation dans la langue cible comprenant trois photos commentées, ainsi que 2 photos d’identité.
  2. Après réception de votre formulaire, nous vous ferons parvenir un accusé de réception. La confirmation de votre séjour linguistique ne sera effective qu’après réception d’un acompte de 250 € (séjour de 1 à 3 semaines), de 750€ (séjour de 4 à 18 semaines) ou de 1.500 € (à partir de 19 semaines) + forfait transport si demandé demandé ou du montant total des cours dans le cas d’un cours en ligne. L’inscription sera valable et confirmée et les conditions de séjour considérées connues par le participant dès la réception de la confirmation et du versement de l’acompte. Pour tous les programmes scolaires, quelle que soit la durée, le montant de l’acompte s’élève à 25% des frais de séjour, avec un minimum de 1500€.
  3. Pour un séjour de 1 à 11 semaines, le paiement du solde et de tous les frais inhérents à celui-ci doivent être effectués au plus tard 6 semaines avant le départ (voir modalités au point 1.2 si votre séjour est de 12 semaines ou plus). Si un participant s’inscrit moins de 6 semaines avant la date de départ, le solde doit être versé dans la semaine après l’envoi de la confirmation de réservation, ou immédiatement si le départ est dans les 15 jours.
  4. Nous nous chargeons de l’inscription auprès de l’école, de l’organisation des transferts (optionnels, sur demande) et de l’hébergement, ainsi que tout autre service annexe (ex : assistance dans vos démarches de demande de visa) sans frais de dossier ou d’inscription supplémentaires. Dans la quinzaine précédant le départ et uniquement après réception du solde intégral du séjour, vous recevrez les coordonnées de votre famille d’accueil ou les informations concernant votre résidence, les informations pratiques sur la ville, les personnes de contact, les choses à emporter, etc. et s’il y a lieu les détails relatifs au transport réservé.
  5. Nous pouvons également nous charger de réserver votre billet d’avion si vous le souhaitez. Dans ce cas des frais de réservation de 50€ s’appliqueront. Le prix du billet devra être réglé dès l’acceptation du trajet proposé. Un billet ne peut être confirmé et émis qu’une fois le paiement intégral reçu.

Mode de paiement
Nous acceptons les paiements, par chèque (France uniquement, à l’ordre de Langues Vivantes), par virement bancaire, par carte de crédit, ou par chèque vacances (France uniquement).

En cas de paiement par carte de crédit (Visa ou Mastercard uniquement), les montants prélevés sont majorés de 2 % pour couvrir les frais financiers et de traitement. Aucune majoration n’est appliquée en cas de paiement par chèque ou par transfert bancaire. Il est possible de régler uniquement l’acompte par carte de crédit et le solde par chèque ou transfert bancaire.

Inscriptions tardives
Les inscriptions tardives (départ entre le 17/06 et le 05/09 : moins de 4 semaines avant le départ ; reste de l’année : moins de deux semaines avant le départ) sont acceptées en fonction des disponibilités. En cas d’indisponibilité de la formule qui vous intéresse (séjour complet), nous vous soumettrons d’autres propositions équivalentes. Les inscriptions nous parvenant moins de 10 jours ouvrables avant le départ seront majorées de frais administratifs de 25€ pour traitement prioritaire. 

En cas d’inscription tardive, le paiement doit être effectué en une fois. Un supplément de 100 € vous sera facturé si un visa est nécessaire pour couvrir les frais de courrier express. L’adresse du logement et les informations utiles vous seront communiquées avant le départ par téléphone, ou par e-mail.

1.2 Modalités de paiement pour les séjours de plus de 12 semaines

Solde
Sauf arrangement individualisé et indication contraire sur votre confirmation, le solde du programme est à acquitter en 3 versements égaux aux échéances suivantes : pour les départs entre juin et octobre : 15 janvier, 15 mars et 15 mai précédant le départ. Pour les départs entre novembre et mai : 15 juin, 15 septembre et 15 décembre précédant le départ.

Le solde pourra être acquitté en un seul paiement dans le cas d’un montant inférieur à 3000 €. Le solde final de chaque séjour est dû au plus tard 8 semaines avant le départ. Dans le cas d’une inscription tardive (moins de 8 semaines avant le départ), le solde est dû immédiatement. Les documents de séjour sont envoyés après réception du solde.

Frais de logement payables sur place
Le paiement s’effectue à l’avance pour l’inscription aux cours, le voyage et les assurances, et la totalité ou une partie du logement. Pour certaines formules, les frais d’hébergement peuvent être réglés pendant le séjour directement à la famille d’accueil ou au bailleur local, par arrangement avec vos hôtes. Le participant est alors libre d’interrompre son hébergement moyennant l’indemnité ou le préavis éventuel d’usage (généralement 2 à 4 semaines). Les modalités seront précisées à l’inscription.

1.3 Modalité de paiement pour les programmes scolaires en High School

Après réception de votre formulaire de réservation, nous vous faisons parvenir une pré-confirmation de séjour, indiquant le montant total du séjour.

A réception de la pré-confirmation: versement de la somme de 100€, pour frais d’entretien et de test de niveau de langue. Ces frais sont non remboursables, mais déductibles du solde si le participant est sélectionné au programme.

Dans les 8 jours suivant la confirmation de la réservation par Langues Vivantes (après l’entretien) : 1er versement de 25% du solde restant, avec un minimum de 1 500€. Le dossier n’est pas remis à notre partenaire tant que cet acompte n’est pas versé. Si la garantie annulation est souscrite elle devra être réglée avec ce 1er versement.

A 150 jours avant le départ: 2ème versement de 25% du solde restant dû.

A 90 jours avant le départ, versement du solde restant dû. Les documents pour l’obtention du visa (si applicable), ainsi que toutes les informations concernant le séjour (école, logement, info voyages, etc.) ne sont pas communiquées si le solde n’a pas été reçu.

Mode de paiement : en cas de paiement par carte de crédit (Visa ou Mastercard uniquement), les montants prélevés sont majorés de 2 % pour couvrir les frais financiers et de traitement. Aucune majoration n’est appliquée en cas de paiement par chèque ou par transfert bancaire. Il est possible de régler uniquement l’acompte par carte de crédit et le solde par chèque ou transfert bancaire.

2.1 Garantie du meilleur prix

Si dans les 15 jours suivant votre inscription vous trouvez exactement le même programme comprenant précisément les mêmes prestations pour les mêmes dates (même école, même ville, même cours, même hébergement et même durée) proposés par une autre agence de séjours linguistiques, et à un tarif publié dans la même devise dans un catalogue officiel de cette même agence (ceci excluant toutes les offres promotionnelles, promos Internet ou devis personnalisés) inférieur à celui payé chez LV, nous nous engageons à rembourser la différence en totalité. Cette garantie vaut également pour tous les séjours chez un professeur particulier, y compris les séjours d’une à trois semaines.

2.2 Tarifs des séjours hors zone Euro (Royaume-Uni – Etats-Unis – Canada – Australie – Nouvelle-Zélande, Afrique du Sud etc. )

Les tarifs hors zone euro sont établis à partir de la devise de référence du pays de destination. Nos tarifs en euro pour ces destinations intègrent un faible pourcentage de marge de change. Ils peuvent fluctuer en fonction du taux de change de la devise de référence.

2.3 Validité

Les tarifs sont valables pour l’année durant laquelle le participant a introduit sa demande d’inscription. Si un participant s’inscrit pour un départ l’année suivante, les prix sont garantis si le séjour est réglé en totalité avant le 30/11 de l’année courante.

Sont seuls valables, les tarifs DU site au moment de la pré-inscription en ligne.  Une fois l’inscription validée par le paiement de l’acompte, le tarif dans la devise de référence est garanti (pour un départ dans l’année courante). 

Langues Vivantes se réserve le droit d’appliquer le tarif correct ou d’annuler unilatéralement une réservation s’il apparaît que le prix et/ou la description du ou des séjour(s) et/ou des options éventuellement associées sont manifestement erronés suite à une défaillance technique ou une erreur humaine.

2.4 Réductions

Des réductions “Family & Friends” ou de fidélité sont accordées aux conditions indiquées sur la page “Promo” de notre site.

Les réductions ou promotions ne sont jamais cumulables entre elles.

3.1 Documents de voyage

Tout participant sera supposé avoir des documents de voyage en règle. Pour les ressortissants de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit pour les séjours en Europe (à l’exception du Royaume-Uni pour lequel il faut un passeport). Pour tous les séjours hors Europe, le passeport est nécessaire. Selon les destinations et la durée du séjour, il vous faudra également être titulaire d’un visa. Vous recevrez les documents nécessaires à l’obtention du visa à réception du solde du séjour. Veillez à entamer les démarches de demande de passeport et de visa à temps, elles peuvent durer plusieurs semaines.

Aucun remboursement de séjour n’est possible dans le cas où le visa est refusé ou que la demande de visa n’a pas été faite à temps, sauf en cas de souscription à l’assurance annulation (voir point 4 pour les conditions de remboursement).

3.2 Transport

Sauf dans le cas du voyage accompagné vers Bournemouth, l’organisation du transport est la responsabilité du participant et/ou de ses parents. Nous pouvons toutefois, si vous en faites la demande, nous charger de la réservation de votre titre de transport (hors companies aériennes Low cost). Dans ce cas, des frais administratifs de 50€ seront facturés.

Nous déclinons toute responsabilité en cas de retards, accidents, grève, pertes ou autres incidents du fait des transporteurs (autocaristes, compagnies maritimes, ferroviaires et aériennes). Nous intervenons cependant pour limiter les conséquences que ces événements peuvent entraîner. Les frais supplémentaires occasionnés par des événements imprévus liés au voyage restent toutefois à la charge des participants.

Dans le cas de notre voyage accompagné vers Bournemouth, en cas d’effectif insuffisant, Langues Vivantes se réserve le droit d’utiliser des compagnies d’autocars de ligne plutôt que des compagnies privées.

3.3 Règlement intérieur de l’école ou du collège

Le participant s’engage à prendre connaissance et à respecter le règlement intérieur de l’établissement scolaire qu’il sera amené à fréquenter, notamment en ce qui concerne la participation (obligatoire) à tous les cours et l’assiduité. Les participants ne sont pas autorisés à s’absenter du programme, sauf dérogation spécifique accordée par le directeur du centre pour raison médicale ou autre.

3.4 Dates de séjour, horaires et durée des cours

Par défaut et sauf mention contraire, les séjours ont lieu du dimanche au samedi. En cas d’arrivée avant ou après ces dates, des frais de nuit supplémentaires seront facturés. Si le séjour réservé inclut un transfert avec des dates fixes, des frais de transferts pourront également être facturés. Les cours peuvent se donner le matin ou l’après-midi selon le niveau des participants et les formules. La durée en minutes des leçons est précisée à chaque formule. Chaque cours compte généralement de 40 à 60 minutes d’enseignement (la durée la plus répandue est 45 minutes). La présence à tous les cours est obligatoire.

3.5 Jours fériés et vacances

Les cours n’ont pas lieu lors de jours fériés officiels dans le pays d’accueil (liste disponible sur demande). A l’exception des cours particuliers et des séjours chez un professeur particulier, ces cours ne seront ni récupérés ni remboursés.

3.6 Logement en famille d’accueil

Les familles d’accueil ne sont pas forcément des familles « traditionnelles »; tous les types de familles (famille traditionnelle ou reconstituée, retraités, famille monoparantale, personne seule dont les enfants ne vivent plus à la maison, etc.) peuvent accueillir nos étudiants. Le descriptif de la famille et/ou du logement reçu avant le départ est donné à titre indicatif; il n’est pas contractuel.

3.7 Régime alimentaire spécial

Un supplément sera facturé pour toute demande de régime alimentaire spécifique (végétarien, halal etc). Celui-ci varie en fonction des écoles. Nous ne pouvons toutefois pas en garantir la disponibilité à tous les endroits et à tout moment de l’année. Au cas où un régime alimentaire demandé ne serait pas disponible ou empêcherait le placement normal d’un participant, le supplément serait intégralement remboursé sans que cela donne droit à une quelconque compensation ou indemnité.

3.8 Âge des participants

Les âges mentionnés dans la brochure sont donnés à titre indicatif. Un participant plus jeune ou plus âgé peut être admis à participer à un séjour en fonction de sa motivation et/ou des places disponibles.

3.9 Problèmes pendant le séjour et litiges

En cas de problème pendant le séjour, le participant doit informer sans attendre notre bureau à Bruxelles et l’organisateur local, afin de nous permettre d’enquêter et d’intervenir immédiatement. S’il s’agit d’un problème qui ne peut être résolu sur place, toute réclamation doit nous parvenir par courrier dans les 15 jours suivant la découverte d’un élément qui pourrait être litigieux. En cas de litige sérieux, seuls les tribunaux de Bruxelles ou de Namur sont compétents.

3.10 Statut d’étudiant

Pour tous les séjours, s’il y a lieu, le participant conserve le statut d’étudiant, s’il est inscrit à temps plein dans un établissement d’enseignement de plein exercice. Pour les séjours en école de langue, le participant doit suivre d’un programme d’au moins 20h de cours par semaine pour que la scolarité soit considérée à plein temps. Langues Vivantes peut envoyer sur demande aux participants qui le souhaitent une attestation qui leur permet de recevoir les allocations familiales (ceci concerne principalement les résidents belges).

3.11 Modification de programme sur place

Si le niveau scolaire ou linguistique d’un participant s’avérait inadapté après l’arrivée, les responsables académiques et/ou Langues Vivantes se réservent le droit de faire basculer son inscription dans le programme le plus approprié, sans indemnité ni remboursement. L’éventuelle différence de prix entre l’ancien et le nouveau programme, y compris des cours de langue supplémentaires si nécessaire, serait alors à charge du participant.

4.1 Changement de réservation

Avant le départ : Pour chaque changement de réservation avant le départ, nous facturons des frais pouvant aller de 45 à 90€ pour les séjours linguistiques (sauf pour une prolongation de la durée des cours ou une augmentation du nombre d’heures de cours). Un changement d’école avant le départ est considéré comme une annulation. Pour les programmes scolaires, des frais de prolongation de séjour sont appliqués, ils varient en fonction de la destination.

En cours de séjour : Un changement d’école en cours de séjour est considéré comme une annulation. Une fois le séjour entamé, aucun remboursement ne sera accordé pour un retour anticipé volontaire ou résultant d’une expulsion. En cas retour dû à des circonstances exceptionnelles et après accord écrit des directions locale et belge, tout remboursement ou note de crédit ne portera que sur les mois entiers restant à courir et pourra se voir grevé de frais administratifs. Pour tout autre changement en cours de séjour (formule de logement, intensité des cours, etc.), veuillez contacter notre siège à Bruxelles.

Prolongation du séjour : Toute demande de prolongation de séjour sera acceptée selon les disponibilités et sans frais de modification (à l’exception des programmes scolaires), mais sera confirmée au tarif normal, par opposition au tarif dégressif “semaine supplémentaire”. Les éventuels frais de modification de trajet restent à charge du participant.

Changement de transport : Pour tout voyage ou transfert réservé par Langues Vivantes, en cas de changement de réservation après confirmation, les frais de changement ou d’annulation des billets d’avion, des billets de train ou des transferts vous seront facturés intégralement avec un minimum de 50€ pour frais administratifs.

4.2 Annulation de la part du participant

Toute annulation de la part du participant doit être notifiée par courrier ou par mail et entraîne des frais d’annulation. La date de prise en compte du calcul des sommes dues se fera à partir du jour ouvrable suivant la date de réception du mail ou du courrier. Si l’annulation concerne également une réservation de transport, les montants facturés ne sont en aucun cas remboursables et ne sont pas couverts par la garantie annulation optionnelle. Le montant des assurances contractées avec Langues Vivantes reste dû.

a. Annulation pour tout séjour linguistique :

  • Plus de 45 jours avant le départ : nous gardons 100% de l’acompte
  • De 45 à 20 jours avant le départ : nous gardons 30% du montant total du séjour (ou le montant de l’acompte si celui-ci est supérieur)
  • De 19 à 8 jours avant le départ : nous gardons 60% du montant total du séjour
  • De 7 à 5 jours avant le départ : nous gardons 80% du montant total du séjour
  • Moins de 5 jours avant le départ : nous gardons 100% du montant total du séjour

b. Annulation pour tous les programmes scolaires : Les conditions d’annulation suivantes valent pour tout séjour comprenant des cours académiques pour tout ou partie du programme (High School, College anglais, College, université américaine ou canadienne, etc.). Une fois l’acompte réglé et après vérification que le niveau de langue et/ou scolaire est suffisant, LV fait parvenir aux étudiants un dossier d’inscription plus complet, à renvoyer avant la date limite convenue. A défaut de renvoi de ce dossier d’inscription avant la date limite, l’inscription est annulée. Une indemnité forfaitaire conventionnelle égale à l’acompte est alors due à LV pour couvrir les frais administratifs et de dossier. En cas d’annulation par le participant après réception par LV du dossier d’inscription, le contrat est résilié de plein droit.

Une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible sera due par le participant à LV.

  • Plus de 180 jours avant le départ : 25% du montant total du séjour
  • De 180 à 46 jours avant le départ : 50% du montant total du séjour
  • De 45 à 15 jours avant le départ : 80% du montant total du séjour
  • Moins de 15 jours avant le départ : 100% du montant total du séjour

c. Annulation pour cause de 2è session d’examens : la souscription à notre assurance annulation est nécessaire pour couvrir ce risque. Pour les séjours linguistiques d’été de 1 à 2 semaines en Europe, à l’exception d’une franchise de 50 € pour frais administratifs et du montant de la garantie annulation, l’entièreté des frais de séjour (hors transports) sera remboursée pour autant qu’une attestation officielle des résultats nous soit fournie dans les 2 jours suivant la remise des résultats. Cette clause vaut pour les séjours en Europe du 14/7 au 31/08.

d. Annulation pour cours de langue en ligne : Les cours en ligne font l’objet d’un paiement intégral à la réservation, et sont non-remboursables en cas d’annulation de la part du participant.

e. Assurance annulation : Vous pouvez souscrire une assurance annulation qui couvre le participant obligé d’annuler son séjour avant le départ (voir alinéa 7.2).

4.3 Annulation de la part de Langues Vivantes

En cas d’annulation d’un séjour de notre part, l’entièreté des sommes versées sera remboursée et une note de crédit de 100€ à valoir sur tout autre séjour vous sera octroyée, à l’exclusion de toute autre indemnité.

5.1 Responsabilité du participant

Tout participant est supposé avoir des documents de voyage en règle. Voir point Documents de voyage.

Tout participant est supposé disposer d’une couverture d’assurance adéquate (frais médicaux, responsabilité civile…).

Tout participant est responsable de ses documents de voyage et est tenu d’arriver à l’heure aux rendez-vous prévus. Pour tous les séjours, Langues Vivantes décline toute responsabilité en ce qui concerne la perte ou le vol des bagages ainsi qu’en cas d’accident survenant pendant le séjour. Les participants sont invités à respecter scrupuleusement les lois et règles de prudence élémentaires qu’implique un tel séjour, notamment quant aux heures de sortie le soir et aux déplacements extérieurs.

Tout participant doit se conformer aux règles du programme ou du séjour linguistique. Tout comportement grave ou répétitif et contraire à l’esprit du séjour, portant préjudice à l’école, à la famille ou à l’organisation, ou donnant lieu à une intervention de la police locale, pourra être sanctionné d’un renvoi immédiat aux frais du participant, sans indemnité aucune pour l’éventuelle partie du séjour restant à courir.

5.2 Responsabilité de l’organisateur

Langues Vivantes se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer un participant si son comportement nuit au bon fonctionnement du programme, s’il contrevient aux règles de l’établissement ou s’il enfreint la loi du pays d’accueil. Tous les frais liés (voyages du retour, amendes, etc.) sont à la charge du participant ou de ses parents le cas échéant. Le participant et ses parents sont également tenus responsables des dégâts ou pertes occasionnés pendant leur séjour.

Langues Vivantes se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer immédiatement tout participant qui présente une condition médicale et/ou psychologique non renseignée par écrit à l’inscription et qui nécessite sur place un suivi spécifique.

Langues Vivantes ne peut être tenu responsable de l’impossibilité à assurer des prestations initialement prévues en raison de défaillance de ses prestataires de service, de conflits ou de troubles graves échappant à son contrôle. Langues Vivantes ne pourra être tenu pour responsable de pertes, dommages subis par des personnes ou par des biens et quelle qu’en soit la cause. Langues Vivantes ne pourra être tenu responsable en cas d’accident sur le lieu du séjour. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne…) pourra être engagée.

Langues Vivantes se réserve le droit de modifier sans préavis le contenu de son catalogue ainsi que les prestataires choisis.

Langues Vivantes se réserve le droit de conserver et/ou d’utiliser à fins promotionnelles les témoignages et photographies qui ont été prises au sein de ses écoles partenaires ou dans le cadre d’un séjour linguistique. Les informations personnelles contenues dans le dossier de candidature restent totalement confidentielles, conformément à la législation en vigueur.

6.1 Retard ou perte de documents

En cas de retard du participant l’empêchant de prendre part à une activité ou à un trajet organisé, aucun remboursement ou compensation ne sera octroyé. En cas de retard/perte de ticket/absence de document d’identité ou autre événement qui empêcherait le participant d’effectuer un trajet à la date prévue, la responsabilité de Langues Vivantes au-delà de la durée du séjour réservé se limite à informer les parents ou, en cas d’absence, les personnes de contact renseignées sur le formulaire d’inscription. Ceux-ci ont le choix entre intervenir personnellement ou faire intervenir l’organisation. Dans ce dernier cas l’organisation assiste pleinement le participant, par exemple en fournissant un nouveau ticket retour, après que les frais supplémentaires de logement/repas/trajets/communication et frais éventuels de prise en charge s’il s’agit d’un participant mineur, ont été réglés en totalité.

6.2 Réglement et discipline

Le participant doit se conformer strictement aux lois du pays de séjour, ainsi qu’aux règles et bons usages de la vie quotidienne, familiale et scolaire de son milieu d’accueil. Il s’engage à prendre connaissance et à respecter le règlement intérieur de l’établissement d’enseignement qu’il fréquentera, notamment en ce qui concerne l’assiduité (obligatoire) à tous les cours et la participation aux activités/visites pendant le séjour lorsque celles-ci font partie du programme. Langues Vivantes se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer un participant si son comportement nuit au bon fonctionnement du programme, s’il contrevient aux règles de l’établissement ou s’il enfreint la loi du pays d’accueil. En particulier tout cas de vol, ivresse, consommation de substance illicite, atteinte aux mœurs ou toute forme de harcèlement moral ou physique constituent un motif d’exclusion immédiate. Tous les frais liés au renvoi (voyage de retour, amendes, etc.) sont à la charge du participant ou de ses parents le cas échéant. Le participant et ses parents sont également responsables des dégâts ou pertes occasionnés pendant le séjour. Langues Vivantes se réserve le droit de refuser une inscription ou de renvoyer immédiatement tout participant qui présente une condition médicale et/ou psychologique non renseignée par écrit à l’inscription et qui nécessite sur place un suivi spécifique.

6.3 Participants mineurs d’âge : responsabilité des participants et de l’organisation

Lors des séjours encadrés notamment à Bournemouth, les fonctions des group leaders consistent à accompagner le trajet, organiser des activités et assister les participants en cas de problèmes ponctuels. Les participants étant généralement logés en familles d’accueil, ni les group leaders ni l’organisation ne sont en mesure de contrôler les allées et venues des participants individuels, ou de superviser leurs trajets et heures de sortie, en dehors des activités organisées. Nous requérons donc des participants, surtout des mineurs d’âge, qui s’inscrivent à nos stages de faire preuve de suffisamment de maturité et d’autodiscipline notamment quant aux heures de rentrée le soir, ainsi que de courtoisie envers les familles d’accueil.

Pour les sorties en soirée, nous prévoyons les heures de rentrée suivantes : Moins de 15 ans : pas de sortie individuelle autorisée ; 15-16 ans inclus : retour dans la famille à maximum 22h00 ; 17 ans et plus : retour à 23h30 maximum. Nous insistons pour que les participants restent dans leur famille d’accueil ou résidence le soir. Si vous souhaitez un arrangement différent veuillez nous le communiquer par écrit avant le départ ; le règlement intérieur de la famille d’accueil/résidence sera toutefois prépondérant en cas de sorties tardives autorisées par les tuteurs. Nous répétons ces consignes aux participants lors des voyages de groupe à Pâques et en été et communiquons aux parents tout abus manifeste qui nous serait signalé par l’école ou les familles d’accueil, afin qu’ils puissent le cas échéant intervenir directement auprès du participant concerné. Pour les programmes juniors : les sorties individuelles ne sont pas autorisées et toutes les soirées se passent en famille ou à l’école. En dehors de l’Europe, les sorties individuelles des participants mineurs d’âge ne sont pas autorisées, sauf dans le cadre d’une activité de groupe supervisée.

En complément de votre assurance habituelle, nous vous proposons les couvertures suivantes :

7.1. Garantie annulation

Pour tous nos séjours, une garantie annulation Langues Vivantes facultative peut être souscrite. La garantie annulation s’élève à 4% du montant du séjour. Elle doit être souscrite au moment de l’inscription et réglée avec le paiement de l’acompte. La garantie annulation, une fois souscrite, ne peut faire l’objet d’un remboursement.

Cette assurance s’applique à la totalité des frais de séjour à l’exclusion des trajets. Elle couvre l’assuré obligé d’annuler son séjour avant le départ pour cause de maladie grave (avec avis médical défendant de quitter la chambre), d’accident, de 2ème session d’examens, d’échec scolaire et de refus de visa. En cas d’événement provoquant l’annulation, le participant est tenu d’en aviser par écrit l’organisateur et de soumettre les pièces justificatives demandées endéans les trois jours. En cas d’annulation justifiée par un certificat médical, la compagnie se réserve le droit de faire effectuer un contrôle médical de l’assuré.

Pour les séjours nécessitant un visa étudiant, l’assurance couvre la non-délivrance du visa. En cas de refus de visa, la lettre de l’école (original) et la preuve du refus sont à nous renvoyer par lettre recommandée, en mentionnant vos coordonnées complètes pour le remboursement.

Pour les séjours d’une durée inférieure ou égale à 2 semaines, si la garantie annulation entre en jeu, le montant du séjour est remboursé, déduction faite d’une franchise de 50€ et du montant de la garantie annulation.

Pour les séjours d’une durée supérieure à 2 semaines, veuillez vous reporter aux conditions générales de notre police d’assurance*.

*Note : l’assurance couvre uniquement les personnes domiciliées dans l’Union européenne

7.2. Assurance voyage (assistance, accident, rapatriement, responsabilité civile individuelle)

Tous les participants sont tenus de disposer d’une assurance voyage suffisante couvrant les frais médicaux, le rapatriement médical et la responsabilité civile. Si vous ne disposez pas d’une telle assurance, Langues Vivantes vous propose une assurance complète couvrant les maladies, les accidents, les hospitalisations, le rapatriement et la responsabilité civile individuelle.

Nous avons mis en place un partenariat avec une compagnie d’assurances spécialisée dans les assurances de séjours linguistiques.

Pour tous les séjours hors UE, les participants doivent obligatoirement contracter une assurance maladie-accident + assistance/rapatriement. Pour les séjours au sein de l’UE, les frais médicaux sont couverts par des accords de réciprocité entre membres de l’union. La carte européenne de santé sera nécessaire pour voyager. Il est toutefois vivement conseillé de souscrire une assurance voyage pour bénéficier des services de rapatriement et soins médicaux d’urgence qui sortent du cadre de la sécurité sociale ou de votre mutuelle..

Notre assurance voyage s’adresse UNIQUEMENT aux participants domiciliés dans un pays de l’Union Européenne et les couvre partout dans le monde aux conditions suivantes :

  • Séjour en Europe : 15€/semaine; 45€/mois (valable partout en Europe à l’exclusion du territoire national) avec un plafond de 360€
  • Séjour hors Europe : 20€/semaine, 60€/mois

7.3. Assurance maladie pour l’Australie

Les étudiants qui effectuent un séjour en Australie avec un visa étudiant doivent souscrire une assurance maladie spéciale pour les étudiants étrangers. Le montant de cette « Overseas Student Health Cover » varie selon la durée du séjour.

Le fait de s’inscrire à l’un de nos programmes de cours & d’études implique l’adhésion complète à nos conditions.

Téléchargez les conditions générales de vente applicables à la France conformément aux articles R.211-3 à R.211-11 du Code du Tourisme :

Conditions Générales de Vente (PDF, 241.8k)